案例 | SeaTable 一站式助力南京大学多场景数字化升级，打造高效解决方案

案例背景

南京大学位于江苏省南京市，是一所历史悠久、声誉卓著的高等学府，是中华人民共和国教育部直属、中央直管副部级建制的全国重点大学， 位列国家“双一流” “985工程” “211工程”重点建设高校。南京大学目前拥有仙林、鼓楼、浦口、苏州四个校区，有33个院系，师生员工五万余人。

随着学校教学科研的发展，办学规模的不断扩大，对外交流不断增多，需要管理的工作正在逐渐增加，面对越来越繁杂的业务也产生了更多样的需求，包括但不限于以下内容：

• 实验室设备资产、耗材需要更加有效的管理，需要更方便的对内对外共享。
• 课题组管理不再局限于内部信息互通，还需要实时同步对外信息的发布。
• 涉及各项审批流程的工作需要无纸化办公，及时响应以加快工作进度。
• 定制管理系统成本高、管理难、系统分散，后续频繁的需求变更不能及时地调整，开发周期长，需要降本增效。
• 校内事务繁多，需要对每项工作内容进行数字化管理的同时，让数据的更新和整合更加流畅。

其实，这也是很多高校在管理工作中的痛点问题，特别是随着互联网、云计算等信息技术的高速发展，将信息技术应用在高校的各个领域，打造更智慧型的校园，才能为学校的教学科研管理工作提供更好的保障。为此，南京大学的院系部处利用 SeaTable 新型数字化平台丰富易用的功能，对平时管理起来很麻烦的工作进行数字化管理升级，打造高效便捷的信息化智慧化校园解决方案，覆盖和贯穿了众多业务场景及师生服务。例如：



学校日常应用的场景较多，本文整理出了南京大学使用 SeaTable 的部分应用场景，供大家参考。大致分为三大类，分别是：行政办公协同、信息填报与分发、科研与实验室管理。

行政办公协同场景

场景1 公章使用审批流程管理

校园工作中需要审批的事项类型非常多，比如无论是需要盖章审批还是签字审批，都需要审批记录存档，让每一个工作环节可追溯。

高校通过 SeaTable 的工作流功能，为多种审批工作创建相应的线上工作流，工作流的每一条任务及其当前审批状态、当前节点负责人等都会同步保存在表格中，让管理者一目了然地进行查看和管理，工作流参与人通过工作流模块可直观地可视化办理流程。例如：

用印申请流程

学校中每个部门大多都有自己的专属公章，代表着相应的效力和权利，公章的使用管理溯源尤为重要。

在 SeaTable 表格中通过工作流记录和审核用印，规范不同节点中每个人需要填写和确认的内容，让每一次使用申请都需要由专人审批并完成整个流程。



公章使用登记

对于公章的管理办法，除了使用工作流外，还可以直接在 SeaTable 表格中进行登记，比较灵活。

以表单的形式共享给使用人员进行填写，通过不同的功能列记录本次使用的时间、原因、数量、使用公章后的文件照片等详细信息，实现记录留存电子化。



场景2 会议室在线预约

通过 SeaTable 建立会议预约表格，根据预约会议室所需填写的数据增加字段，以此将会议室的预约工作规范化，数据留档更加细致，便于后续溯源。通过共享功能生成外链（只读权限）并制作成二维码给用户扫码查看近期已有预约，并基于表格创建表单，生成二维码提供给用户扫码填写。当然，也可以用“通用应用”来创建一个应用，在一个应用上实现查看、预约等交互协作。





场景3 全员名单通讯录管理

院系人员类型多、变化快，人员信息管理和共享一直是痛点问题，快速准确地收集、汇总和共享各类信息非常重要。

在此项管理工作中，通过创建 SeaTable 管理表格，用不同的子表及其单选/多选列对人员信息进行分类管理，再通过应用中的“通用应用”功能基于表格信息创建一个门户应用，实现将表格中可公开的部分信息对内发布，并且可实时更新。







场景4 研究方向选择预测

除了日常的管理工作，南京大学用 SeaTable 还实现了一些针对学生比较实用的功能，例如通过 SeaTable 的脚本功能与表格结合，帮助学生实现研究方向的选择预测。

建立 SeaTable 表格，通过单选列将可选择的方向作为选项，给定所有选择的排列组合，学生填写后触发自动化规则运行脚本，根据这个方向的学分计算方式实时计算排名，辅助学生进行个人决策。





信息填报与分发场景

场景1 研究生奖学金在线申报

南京大学人才济济，研究生的奖学金申报工作也是极为重要的一部分，需要同时收集来自不同学院不同方向的同学们的优秀技术成果并进行评定，因此快速、准确地收集和汇总详细信息显得更加重要。

为此，利用 SeaTable 表格的多种类型字段，通过数据收集表功能完美解决了这一痛点问题，所有人填写的信息实时自动汇总到表格。







场景2 教师考核ppt汇总

在校园工作中，教师的业务考核工作是极为受重视的，特别是像南京大学这样的高等院校，每年对于每位教师都要进行多次的考评。学校规模大，师资力量大，涉及的学员学科多。如何高效有序地完成这项工作，成为了痛点问题。

为此，通过使用 SeaTable 建立考评表格，利用单选、文件等字段规范信息填报的内容，并分组、排序查阅，完美解决了这一问题，所有人通过表单或数据收集表填报的信息实时自动汇总到表格。



场景3 工会福利分发管理

通过 SeaTable 建立表格用于学校工会定期的帮扶采购管理工作，以学工号作为唯一标识。然后通过通用应用创建应用，增加一个表格页面并设置过滤条件和只读权限，实现让每个人只能看自己的信息，如下图所示的兑换码。

此处的用法还可以扩展到更多的场景，例如学生看自己的成绩、学分、排名；老师查看年终奖、各种绩效金额明细，等等。





科研与实验室管理场景

场景1 仪器预约使用和维护登记

高校实验室内仪器设备众多，需要精细管理，提高使用效率，实现大型仪器设备开放共享和使用记录。虽然市面上专门的实验室信息管理系统也可定制开发诸多功能，但是价格也相对高昂，后期维护复杂，并不是每个实验室都能承受。

为此，通过 SeaTable 建立实验室仪器的使用预约和统计表格，根据使用目的和计时方式的不同，通过单选列进行分类，以此将仪器使用登记工作的记录规范化、公开化，数据留档细致化，便于后续统计上报。

这个场景类似会议室在线预约，也可以搭建成大型仪器设备的在线预约平台。





场景2 仪器监控和报警

通过仪器控制电脑将关键监控参数上传 SeaTable，SeaTable 自动处理和统计数据，出现异常自动报警。







场景3 实验室安全检查

通过 SeaTable 建立实验室的安全检查的工作管理表格，根据不同实验室的工作内容不同，通过子表进行分类，对于详细的数据单独建立子表记录，并通过按钮功能，一键生成学校要求的格式进行存档 。同时还通过自动化规则功能来提高工作处理效率。

此外还可以结合使用脚本和按钮列，对每一条记录一键生成 Excel 文档，线上线下结合使用，并且可以根据实际使用需求自由的调整和扩展，非常灵活高效。









场景4 课题组对外信息发布

学校内的实验室众多，团队需要定期的对外发布一些科研成果的相关信息，通过 SeaTable 建立表格，将需要发布的信息内容整合在一张表格内，并通过建立不同的子表、视图进行更详细的分类，最后通过共享功能创建一个表格的外部链接进行发布（外部链接是一个对表格有只读访问权限的公开链接，也可用于在网页中嵌入表格）。



此外南京大学还通过我们的另一款产品 Seafile 建立了资料库，用于对外发布信息。



总结

SeaTable 作为以智能表格+工作流+应用搭建为主要功能的一站式数字化平台，可搭建出灵活的业务系统和软件应用，低门槛实现工作的数字化流程化。南京大学基于 SeaTable 丰富易用的功能，依据需求自主搭建各种轻应用和业务系统，对于管理者来说，它们实现快、易维护、好扩展，让高校管理有了更多 IT 创新手段。对于使用者来说，它们容易理解和方便使用，能更好地服务于师生、教学、科研、行政等体系，有效提升学校效率。

以上仅列举了教学管理、组织人事、日常事务等部分业务场景，高校作为创新体系的重要力量，作为应用技术创新的重要源泉，也为 SeaTable 提供了更广阔的舞台，SeaTable 正在助力包括南京大学在内的众多大学特色智慧校园建设走上快车道。

Last modified by seatable, 2023-05-31